T'ha passat mai que no veus la utilitat en la informació financera que reps del teu comptable o assessor? Molta de la informació que t'arriba de l'àrea financera ja la coneixes abans (vendes, marge, tresoreria...) i no et descobreix res que no sabessis. A més, et trobes còmode amb la informació que reps de les àrees de producció o vendes, ja que se centra en el cor del negoci. En canvi, els números arriben tard i queden deslligats de l'estratègia i el dia a dia.

El cert, però, és que, com li va passar a una empresa industrial mitjana, la informació financera amagava dades que haurien d'haver fet canviar feia temps el rumb de l'empresa, en àmbits com el perfil de client o el producte a produir. La informació comercial i l'operativa no eren incorrectes, però sí incompletes. Les finances, però, havien quedat relegades a un simple compte de resultats mensual, i aquest es llegia en diagonal i sense venir acompanyat d'informació tant valuosa com:

• un balanç de situació i un estat de tresoreria, que contextualitzessin la informació; i
• una comparativa amb altres anys, sector i objectius, que aportessin una visió àmplia.

A més, la informació arribava tard, i no permetia prendre decisions en el dia a dia, que ens haguessin ajudat a revertir les pèrdues amb decisions òbvies, però no evidents en un compte de resultats mensual.

Afortunadament, ho vam revertir.

Diu l'ICAEW (Institute of Chartered Accountants in England and Wales) que "tots els avions del món romandrien a terra si el control del trànsit aeri es bases en el mateix sistema que moltes empreses utilitzen per informar de la seva situació, ja que els comptes anuals actuals ofereixen poca informació i massa tard."

Per això, vaig preparar amb els meus clients un procés basat en allò que les empreses de més èxit del món fan, i que es basava en dotar la informació financera del mateix nivell d'encaix al dia a dia del negoci que la resta d'informació comercial i operativa.

Concretament, el procés segueix 10 passes que tota empresa hauria de seguir si, de debò, vol tenir la informació necessària per a dirigir el seu negoci. Són aquestes:

1. Decideix què vols aconseguir aquest any. És a dir, agafa els teus objectius i estratègia, i fes-ne previsions i pressupostos que els englobin.
2. Mesura el bé que ho estàs fent cada mes, utilitzant una combinació de la comptabilitat de gestió tradicional amb altres indicadors clau de millora, perquè mantinguis el pols a tot el que importa. I llavors utilitza aquesta informació per construir un pla d'acció.
3. Mesura com ha anat l'any, a temps. Fes que el teu comptable o assessor prepari els comptes anuals que marca la llei abans del 31 de març, i no al mes de juliol. Això donarà una millor imatge davant de bancs i socis.
4. Avalua el rendiment comparant-lo amb els anys anteriors, mensualment, per tenir clara la tendència estructural i les tendències conjunturals.
5. Compara el vostre rendiment amb la resta del sector, com a mínim anualment, fent servir dades públiques accessibles a través del Registre Mercantil, l'ACCID o webs com Axesor o e-informa, entre d'altres.
6. Estima quant val el teu negoci, anualment, perquè puguis assegurar-te com de bo ets creant valor per als socis i per a tu mateix.
7. Planifica els impostos a pagar. En contra del que puguis pensar, no es tracta de rebaixar els impostos a pagar, sinó de mantenir el màxim de riquesa a les teves butxaques. D'aquesta manera, entens els impostos com una eina més per a la millora, i no com un càstig que cal evitar fins i tot a costa del creixement.
8. Calcula quant més rendible i valuós podria ser el teu negoci, fent servir tot allò après de la informació financera i no financera de l'empresa, per a estimar on podríem ser fent allò que cal.
9. Fes un pla d'acció, que posi negre sobre blanc tot el que faràs per millorar el rendiment del teu negoci.
10. Crea un informe setmanal que mesuri Vendes, Operacions i Finances, per a que tinguis informació valuosa i actualitzada, que permeti controlar el negoci en temps real i millorar la presa de decisions.

I tot això, sense farragosos informes plens de ratis deslligats de l'estratègia de l'empresa, i amb l'únic ànim d'aportar claredat, i no volum.

És això el que voldríem tots els empresaris, oi? Augmentar el control de l'empresa, per a tenir millor informació de cara a millorar la presa de decisions, reduir (que no eliminar) la incertesa, tenir més diners al banc o proveïdors i clients més contents.

Així de senzill i difícil, alhora.

Arribats aquí, pregunta't: creus que hauries de millorar el teu sistema d'informació? I, si és així, ho faràs?

Si vols que parlem sobre com crear un sistema de control i millora empresarial adaptat al teu negoci i que t'ajudi a millorar el rendiment i la presa de decisions, tenir més diners al banc i/o controlar millor clients i proveïdors, envia'm un email a oriol@oriolopez.com i en parlem, sense cap compromís.

Tu triaràs com vols dur-ho a ter-me, però estic segur que aquest procés t'ajudarà a treure el màxim profit del teu negoci.

© Oriol López 2023

T’interessa?

• Clients que ja no neixen
• El propòsit produeix beneficis
• La remor és vida