Quan dirigia el meu propi despatx d'assessorament fiscal, els mesos de maig i juny eren autèntics tour de force per a l'assessor i el seu equip. Ho pensava l'altre dia, parlant amb  un empresari textil a qui estic ajudant a créixer i el seu assessor fiscal. Vam parlar d'estrès i de productivitat, i jo defensava que ambdos són conceptes positius, sempre i quan vagin de la mà i estiguin controlats per un concepte superior com el de la calma. Per això, en aquell mateix moment, com m'agrada gargotejar, vaig escriure 10 factors que jo considero cabdals per a la  millora de la productivitat i la reducció de l'estrès en temporades altes, com la campanya de rendes per a un assessor.

Aquests, sense cap ordre concret, serien els següents:

1. Mira enrera i somriu. Si t'hi pares a pensar, sempre te n'has sortit de campanyes com aquesta i, de ben segur, d'aquesta també ho faràs. Per això, quan treballo amb empreses en plena campanya de feina (Nadal, canvis legislatius, rebaixes, rendes...) sempre animo a tothom a mirar enrera i veure que segur que se'n surten i que, de fet, hem de preocupar-nos de com ens en sortim i no de si ho farem o no.
2. Redueix les interrupcions. Un dels factors que més castiguen la productivitat i fomenten l'estrès, sobretot en èpoques de molta feina, és sentir que t'interrompen quan estàs treballant en quelcom important. Per això, cal evitar interrupcions, no només personals, sinó també d'emails o trucades. Fes que l'equip s'acostumi a demanar permís per a interrompre, per exemple.
3. Estableix moments de silenci. Tenir temps i gaudir-lo en tranquil·litat és una de les bases de l'eficiència. Per tant, pensa en periodes concrets durant el dia i la setmana que permetin l'equip treballar de forma tranquil·la i sense soroll ni interrupcions. Per exemple, pots obrir un despatx durant una hora diària a tots els membres de l'equip, per a que treballin amb la porta tancada i sense res que destorbi.
4. Utilitza l'equip administratiu. Els meus clients saben que dono una importància molt gran als bons administratius i que crec que estan infra-valorats a les empreses. Per tant, pensa en com pots alliberar temps productiu, delegant tasques a l'equip administratiu.
5. Elimina les petites incomoditats. A les empreses, sovint, hi ha aspectes que minen el benestar a poc a poc, pel que resolent-les, animes la productivitat de manera indirecta. Per exemple fes fàcil l'accés a aigua o snacks saludables, ofereix cafès i tès gratuïts a l'equip, crea un entorn tranquil i endreçat o elimina altres petites coses que fan perdre el temps.
6. Afegeix fites i premis. Els moments d'estrès se superen millor quan anem marcant petits punts de control que ens permeten veure tot el que hem avançat. En una assessoria fiscal, per exemple, podria ser fer seguiment del progrés en la campanya de rendes (quantes n'hem fet en comparació amb l'any passat), i un refrigeri pagat pel soci per a trencar la jornada.
7. Fes fora la gent tòxica. Saps qui són i què has de fer, però mai trobes el moment d'estabilitat i tranquil·litat que et permetria prendre la decisió; i no el trobes perquè confons causa amb conseqüència. Acomiada les persones que malmeten i crea un millor entorn de treball que la resta del teu equip gaudeixi.
8. Treu el volum primer. Quan repassava rendes al meu despatx, recordo que sovint em trobava una muntanya de carpetes per a fer aquell dia, ja fos perquè s'havien endarrerit, perquè els qui les feien havien accelerat o perquè havia vingut més gent de cop. El fet és que tenia carpetes de tots els tamanys a sobre de la taula, que havien de sortir en un dia. Molts gurús diuen que feu primer les grans però, en aquest cas, treure volum de petites carpetes ajuda a relativitzar l'excés de feina que tenim i a sentir-nos més productius i menys estressats.
9. Reuneix-te amb l'equip. Però fes-ho de manera breu i amb un objectiu clar: eliminar els colls d'ampolla i prendre petites decisions tàctiques t'ajudin a desencallar temes i tancar assumptes, així com a acompanyar l'equip. No hi ha res pitjor per a la productivitat que tenir masses fronts oberts i un cap ocupat. Les reunions, ben dirigides i orientades a la pura tàctica diària, poden ajudar també a reduir interrupcions.
10. Deixa treballar. Sí, tothom pensa que ho fa això però, a la pràctica, et trobes empreses on entre reunions, interrupcions, burocràcia, clients, lectures o d'altres, passen més estona a la banda que al camp. Deixa que el teu equip treballi i prepara l'entorn per a que ho faci còmode.

Aquests 10 passos eren com principis al meu despatx i, des de llavors, he anat compartint-los a aquelles empreses que passen pel que en diríem temporades altes, que provoquen estrès i, malgrat no ho sembli, baixa productivitat. Per això, llexeis-los amb cura i afegeix-ne aquells que creus que podrien funcionar al teu negoci però, sobretot, pren decisions, abans no acabi una altra campanya estressant sense haver fet res per a millorar-la.

Ànims!

© Oriol López Villena 2019

T’interessa?

• La remor és vida
• Apuja els teus preus un 1%
• La trampa de l’eficiència