Gestionar l’agenda a picotades
La millor manera de guanyar temps és prioritzar-lo
Aquesta és la manera com alguns socis i directius de despatxos professionals gestionen el seu temps. Mires la seva agenda i et trobes un desordre que ells excusen sota la inevitabilitat i la responsabilitat derivades d'un concepte d'atenció al client mal-entès: basat en què és el client qui decideix sobre el teu temps. I, degut a això, pocs d'ells s'han aturat a pensar quina és l'agenda que voldrien tenir i com aconseguir-la.
Recordo que, al meu despatx, la meva agenda solia ser un mosaic de cites inconexes al llarg d’una setmana. Recordo que no quedaven blocs de temps prou grans com per a treballar de manera continuada i sense interrupcions. I, el més important, recordo com vaig posar-hi fi: decidint jo què volia fer amb el meu temps.
Vaig establir dos moments setmanals per a atendre visites (dilluns i dimecres per la tarda) i vaig comunicar-los a la secretària. I aquesta, que era implacable (alhora que agradable) amb els clients es va convertir amb la meva millor aliada, al proposar proactivament la millor data per a veure’ns amb cada client. No preguntava coses com “Quin dia et va bé?”; sinó que deia directament “Dilluns a les 16 tinc un forat, et va bé oi?”. És curiós com la gent reacciona quan tu mateix dirigeixes l’agenda. No es pregunten quin és el millor dia, sinó si els va hi bé venir el dia proposat. I això els facilita la vida perquè els posa davant de decisions fàcils.
Els resultats no es van fer esperar gaire i dues setmanes després ja tenia una agenda amb molts blocs complets per treballar en allò important per a mi i per al meu negoci, com la salut, família, estratègia, màrqueting, preus, organització, etc. No oblidis que la millor manera de guanyar temps és prioritzar-lo i que, un agenda ben ordenada és clau per aconseguir-ho.
© Oriol López Villena 2016