El coll d’ampolla està en tu
Les carpetes s'acumulen i les feines no surten. Els clients demanen les coses urgents i el teu equip no aconsegueix fer net de feina. Fins ara ho havies resolt treballant més hores i/o contractant més gent però ara ja veus que això no resol res i que cada nou client que entra per la porta et representa un problema. Fins i tot et replanteges la teva vida professional i comences a mirar malament aquells clients que et volen per a fer feines d'alt valor però que, a la pràctica, representen una càrrega de feina que ara mateix no pots assumir. Ho saps. Saps que has de repensar el que estàs fent i com ho estàs fent, però no saps com.
Aquesta història l'he viscuda ajudant a professionals de tot tipus, que veuen com les feines no surten i van acumulant-se al despatx i al seu cap, fins a acabar amb estrès i frustració. T'has plantejat la possibilitat de que el problema estigui al teu despatx? Molts cops em trobo amb professionals que han creat un procés de treball que fa passar per ells masses decisions i/o accions. Aquestes decisions i/o accions impliquen molts cops tasques de seguiment, revisió, estudi o contacte amb el client, entre d'altres, però sempre han de passar pel líder per a dur-les a terme. Això atura el líder, que veu com se li acumulen els expedients a sobre la taula sense poder-se posar al dia. Però també atura l'equip, que veu com no pot enllestir projectes perquè queden pendents del líder. I això és un coll d'ampolla que pot resoldre's amb tres preguntes a fer-nos dins del procés de treball:
- És necessari fer aquest proper pas? Si la resposta és NO,elimina'l del procés. I, si la resposta és SÍ, pregunta't...
- És imprescindible que sigui jo (i només jo) qui el faci? Si la resposta és NO, delega'l. I, si és SÍ, pregunta't...
- És urgent que es faci avui? Si la resposta és Sí, bloqueja't el temps necessari a l'agenda per a fer-lo. I, si és NO, planifica el moment per a dur-lo a terme.
© Oriol López Villena 2016