Darrerament, dos dels meus clients m'han demanat que ajudi a diversos directius de la seva empresa a delegar. Són grans treballadors, molt implicats a l'empresa, però massa concentrats en fer-ho tot ells, ja que així "segur que es fa bé." Et sona?

Deia Sir John Harvey-Jones que "els líders només han de fer allò que només poden fer ells."

Així que fes-te la següent pregunta: "Quina part del meu temps el passo fent feina per la que estic sobre-preparat? Multiplica aquesta xifra pel que val una hora del teu temps per calcular els diners que estàs perdent cada any per ser ineficaç en la delegació. I, després, multiplica aquesta xifra pel nombre d'anys fins que et jubilis per obtenir una estimació dels diners que pots estalviar si et converteixes en algú que delega de manera més eficaç. Un cop aterrit davant la idea dels centenars de milers d’euros que estàs perdent, pots posar-te a treballar en com delegar de manera adequada. 

Delegar és qüestió de fer-te les preguntes adequades

Per això, el primer que vaig fer amb els meus clients va ser fer-los les següents preguntes:

En primer lloc, fes una llista de totes les tasques que fas a dia d'avui, detallant el nombre d'hores o el percentatge de jornada que hi dediques. No busquis l'exactitud, sinó l'èxit.

En segon lloc, respon a les següents preguntes per cadascuna de les tasques:

• Com d’important és que aquesta tasca es faci? Si és important, s'ha de fer. Si no ho és, elimina-la, afegeix-la a una llista de "idees interessants."
• Com d’important és que JO faci aquesta tasca? Si és important que la facis tu, bloqueja temps a la teva agenda. Si no ho és, delega-la.
• Si no la faig jo, qui seria el millor candidat a fer-la? Pot ser externalitzada o automatitzada?
• Hi ha cap sistema de pas a pas o un vídeo de formació? Si la tasca és habitual, caldria un sistema que l'expliqués.
• Com sabràs que la feina s'està fent com tu vols? Atura’t i pensa. Sempre hi ha maneres de controlar que no requereixen un contacte constant amb la tasca.

Amb això al cap, classifica les tasques en les següents categories:

1. Tasques que només tu pots fer, per coneixements, autoritat o confidencialitat.
2. Tasques que voldries seguir fent tu (i és eficaç i divertit per a tu fer-ho)
3. Tasques per delegar, externalitzar, automatitzar...
4. Tasques per a eliminar.

Per últim, posa un termini per a treure de la teva llista les tasques del grup 3 i 4.

Recordo una empresa que, enlloc de números, feia servir targetes de colors. Un color per les tasques de tipus 1 (p.e. verd, només tu ho pots fer), un altre per les 2 (p.e. taronja, hauries de delegar-la, però seguiràs fent-la tu) i un altre per les 3 (p.e. vermell, delega-la a algú altre). Cada dia revisen les targetes vermelles i treballen en com delegar aquestes tasques, quins sistemes calen i quins terminis es posen. La intenció és NO tenir targetes vermelles sobre la teva taula!

No delegar prou (o bé) augmenta costos i redueix el valor

Un dels principals errors que cometen empresaris i directius de tot tipus de negocis, és no delegar prou o fer-ho malament. Això, redueix l'escalabilitat del negoci, perquè en limita el creixement; però també alenteix la presa de decisions i els terminis d'entrega (entre d'altres), així com expulsa talent i redueix la satisfacció del client, amb el conseqüent augment de costos, disminució d'ingressos i desaprofitament d'oportunitats de creixement.

Si vols que t'ajudi a delegar millor com ja faig amb altres clients, agenda una trucada amb mi enviant-me un email a oriol@oriolopez.com i en parlem sense cap compromís.

© Oriol López Villena 2021

T’interessa?

• La remor és vida
• Apuja els teus preus un 1%
• La trampa de l’eficiència