Una petita empresa de Barcelona especialitzada en ajudar a persones discapacitades em va contactar per sol·licitar els meus serveis d’assessor. L'email que vaig rebre el mes de maig de 2014, abans de ser el meu client, deia el següent: "Després de comprovar que anem a tota vela, però sense suport fiscal ni estratègic, estem plantejant-nos canviar d'assessor".

Quan vaig reunir-me amb el propietari era obvi que volia fer créixer el seu negoci per poder ajudar encara a més gent discapacitada. La seva visió era clara i el seu negoci profitós. El problema era que estava tan involucrat en les tasques administratives que no podia centrar-se en l'estratègia ni en el creixement.

Com el vaig ajudar?

Primer, vaig identificar tres àrees on centrar els esforços:

1. Millor informació de gestió. Els controls financers eren dèbils i depenien d’una complicada col·lecció de fulls de càlcul. Com a resultat, no podien prendre decisions estratègiques o financeres amb tota la informació necessària. Patien problemes seriosos de tresoreria, malgrat ser un negoci rendible i el seu propietari no podia pagar-se una retribució adequada.
2. Millor control, millor comptabilitat i millor previsió de tresoreria. El més útil va ser ajudar-lo a crear un Pla d’una Pàgina. Aquest ens mostra l’evolució dels indicadors clau del negoci en un sòl full. I és aquí on centrem les nostres reunions mensuals amb ells. De fet, és l’eina central del meu rol com a assessor estratègic.
3.  Millor planificació fiscal. Quan vam començar a treballar amb ells la planificació fiscal era inexistent, pel que pagaven impostos excessius i innecessaris. Vam analitzar proactivament tots i cadascun dels avantatges fiscals que poguéssim aprofitar, encara que fossin petites quantitats.
4.  Millor ús del talent. Hi havia gent fent feines equivocades dins l’empresa. I això era molt obvi amb el propietari, perquè tot el negoci i tot l’equip depenia d’ell, pel que es veia forçat a treballar llargues jornades i acabar dormint només 4 hores diàries. Això li restava temps per a dedicar-se a l’estratègia. Altres membres de l’equip estaven estressats i descontents perquè depenien en excés del propietari i, com a resultat, esdevenien ineficients, improductiu i cometien masses errors.

Els vam ajudar a resoldre aquest problema:

1. Sistematitzant el seu negoci. Això implicava crear i implementar formularis estàndard, plantilles i processos. No només va fer més fàcil i ràpid per a tothom la seva feina, sinó que també la feia més coherent i amb menys errors. Però també va fer molt més fàcil per al propietari el delegar tasques al seu equip, adquirint-les aquest sense més estrès.
2. Redistribuint tasques. La nova orientació als sistemes del negoci va fer possible el ressituar algunes persones a tasques on rendissin millor i estiguessin més motivades. I, com a resultat, la gent va guanyar en felicitat i en productivitat.
3. Gestionant les interrupcions. Això va implicar mostrar al seu equip com reduir i gestionar les interrupcions d’una millor manera.

La diferència que hem marcat

Només hem treballat amb ells durant un any i mig, pel que queda encara molt per a fer. Però, fins i tot així, l'impacte ha estat molt gran. Per exemple:

• Estan obtenint millors resultats perquè prenen decisions millors i més informades.
• S'han reduït dràsticament les tensions de tresoreria, i ara poden ser previstes i gestionades
• Preveient les tensions de tresoreria, ara el negoci és més segur i estable
• Per primera vegada a la seva història, han tingut prou beneficis per a distribuir dividends al propietari
• També han generat prou tresoreria per a invertir en el creixement, contractant dues persones a màrqueting i vendes (creant dos nous llocs de treball) i comprant un nou i més gran local
• La factura fiscal ordinària s'ha vist reduïda en més d'un 10%, i han comprat el nou local d'una manera eficient fiscalment

El més important de tot, però, és que el negoci ara funciona suaument, sense interrupcions, estrès ni errors. I el propietari ara treballa menys hores i té tot el temps que vol per a l'estratègia i la gestió del negoci.

Com els fa sentir?

Quan vam començar a treballar, el client estava preocupat i estressat per les tensions de tresoreria, els impostos. No sabia què passava a la seva empresa, ni podia preveure o prendre decisions correctes. A més, estava totalment cremat perquè tot requeia a les seves espatlles i no era capaç de delegar.

Tot negoci té moments de dificultat. Però ara aquests moments són una excepció per a ell, i té una millor vida professional i personal. Pot treballar en l’estratègia i planificar el seu creixement sense estar massa pendent dels detalls operatius. I això l’omple de joia i motivació, perquè creixent pot perseguir la seva passió: ajudar encara més a la gent discapacitada. A part de tot això, ara té molt més temps per a ell, la seva família (i per a dormir), i és capaç d’anar-se’n de vacances sense preocupar-se pel negoci

De fet, els canvis han creat un efecte molt positiu també en el seu equip, que ara està menys estressat, més motivat i més feliç que mai.

Però això no és tot. El més important per a mi és que a través d’aquests petits canvis, com a assessors, podem realment canviar el món pels nostres clients, els seus equips i els clients a qui ajuden.