Com organitzar el teu dia donant vida a les teves carpetes
Aquesta és una pregunta recurrent entre els meus clients i la resposta és simple: carpetes vives.
Tots ells saben que no m’agrada implementar els meus mètodes a les seves empreses i que, per tant, m’agrada aprofitar tot allò que cada empresari, directiu o treballador és capaç de fer i com ho fa. I això ho faig així perquè crec que crear un mètode per a tu és més fàcil i eficaç que mirar d’imposar-te el meu. De fet, al meu llibre L’empresari proactiu parlo d’alguns d’aquests mètodes, però avui m'agradaria compartir amb tu una part del sistema d’organització que utilitzo, i que anomeno “Carpetes vives”.
- Treballo amb 12 carpetes, una per a cada mes. Són carpetes físiques, tot i que també tinc el mateix sistema digital. En aquestes carpetes hi deso el que em va arribant i que té una data concreta de realització. Per exemple, durant els primers mesos de l’any vaig rebent certificats i documents relacionats amb la meva declaració de la renda, que vaig arxivant convenientment a la carpeta de juny. Un altre exemple: si a finals de maig he de fer una conferència i sé que em caldrà un dia per a preparar-la, vaig posant el material que em pot ser útil a la carpeta de maig i m’anoto a l’agenda el dia que ho duré a la pràctica. I, per últim, si tinc pensat marxar de vacances i no em posaré a organitzar-ho fins a maig, poso allà la informació que em cal. Quan arriba el mes en qüestió, obro la carpeta i em poso a treballar en allò.
- Tinc una agenda (en paper, en aquest cas) on anoto totes les cites i tasques de la meva vida, personal i professional. Aquest article l’he escrit un dimecres a les 6:30, perquè així m’ho vaig anotar i aquesta és l’hora en què escric, principalment. Si tinc un concert de violí del meu fill petit i, si per al mateix, li cal passar el sabó a l’arc, m’ho anotaré el dia abans per a fer-ho amb ell quan arribi.
- Per últim, tinc una carpeta “calenta” on hi poso tota la feina que he d’enllestir en el dia. Aquesta carpeta l’acompanyo d’un full A3 on anoto allò important que no puc deixar de fer (una factura a un client, una trucada a un potencial client o pagar les factures del mes).
I, tot això, amb una premissa: només tens una vida, pel que cal que la planifiquis sense entendre que la part personal i la part professional són compartiments estancs. De vegades, plegaràs abans de treballar per a anar veure el teu fill jugar a tennis; mentre d’altres escriuràs un article en dissabte, mentre tothom descansa, perquè t’ha vingut la inspiració o simplement et ve de gust.
© Oriol López Villena 2017