Fer de la factura electrònica una virtut
Publicat a Metadata el 23 de maig de 2024.
L'any 1947, després de la Segona Guerra Mundial, el Japó va aprovar la Llei d'Estabilizació de l'Ocupació que, entre d'altres coses, prohibia els acomiadaments injustificats, exigia a les empreses que reubiquessin els treballadors excedents en lloc de acomiadar-los. Això va ajudar a crear un mercat laboral més segur per als treballadors i va animar les empreses a invertir en la formació dels seus empleats i en la millora continuada dels seus processos, el que va dur al miracle econòmic japonès. Concretament, Toyota va desenvolupar un sistema de gestió de la plantilla que incloïa l'ocupació de tota la vida, la formació en el lloc de treball i la presa de decisions per consens, i això, juntament amb la orientació a la qualitat, la innovació i la satisfacció del client van ser claus per al seu creixement i prosperitat a través del que va ser conegut com a "Mètode Toyota" anys després.
Però què té a veure la facturació electrònica amb el Japó de la post-guerra?
La resposta és simple: la inevitabilitat i influència dels factors externs a l'empresa.
A primers de juliol de l'any vinent entrarà en vigor el sistema Verifactu, que obligarà a les empreses no només a emetre les seves factures en un format electrònic certificat, sinó que a més hauran d'enviar un registre de les mateixes a l'Agència Tributària. Això, de ben segur, provocarà canvis en la gestió de les petites i mitjanes empreses. Canvis que no han vingut donats per una decisió lliure de l'empresari sinó per un actor extern que hi obligarà.
I, davant d'això, com a empresa tens dues opcions.
La reactiva és necessària, i inclou l'adaptació dels processos de facturació de les pimes per a complir amb els requisits del nou sistema, a través de la inversió en software, la formació del personal i la modificació dels procediments interns de facturació i comptabilitat. Però reaccionar a la situació és, simplement, mirar de tornar a l'status quo, sense treure'n cap benefici que no sigui evitar la sanció d'hisenda. No és suficient.
I per això cal que, com a empresa, garantim que aquest canvi (no triat) repercuteixi en en la mesura del possible en el creixement del nostre negoci. Com?
Aprofitant els cinc motors que generarà el sistema, de manera que n'obtinguem un benefici a curt, mig i llarg termini:
- Automatització de la gestió comptable, que permetrà una reducció del temps dedicat a tasques manuals repetitives com ara la introducció de dades i la revisió de factures, així com l'alliberament de temps per a tasques de major valor com ara la venda i el desenvolupament del negoci, i la disminució del risc d'errors humans.
- Reducció de costos, provocada per la necessitat de menys recursos humans i tècnics, així com per la simplificació dels processos de comptabilitat i auditoria.
- Millora de l'eficiència, a través de l'agilització dels processos de pagament i cobrament, l'accés ràpid i fàcil a la informació fiscal, i la millora de la presa de decisions gràcies a una major visibilitat de les dades financeres.
- Augment de la transparència, que promourà un augment de la confiança dels clients i proveïdors gràcies al compliment normatiu, el que acabarà millorant la imatge de marca.
- Accés a noves oportunitats. Per últim, aquest sistema homogeneïtzarà els sistemes de facturació i gestió, també internacionalment, el que permetrà l'expansió a nous mercats internacionals que ja han implementat sistemes similars, així com l'enfortiment de les relacions amb els clients i proveïdors gràcies a una comunicació més eficient.
En resum, davant de factors externs imposats com el sistema Verifactu, les pimes no poden quedar-se immòbils en la queixa i la resistència al canvi. En lloc d'això, han d'aprofitar aquesta situació com una oportunitat per impulsar el seu creixement i la seva competitivitat.
© Oriol López 2024